「社内の申請書を書く」をAIに移しても、数字の裏取りは人に残ります。ここを任せると事故になります。何が残るのかを整理しました。
人に残る仕事
数字の裏取りです。下書きまでは任せられます。出てきたものを使うかどうかは人が決めます。
人に残る仕事を決める
残るのは数字の裏取りです。決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。
| 分類 | 社内手続き当サイト整理 |
|---|---|
| いまのやり方 | 様式を見ながら埋める当サイト整理 |
| 移したあとのやり方 | 要点から下書きさせる当サイト整理 |
| 人に残る仕事 | 数字の裏取り当サイト判断 |
| 戻すために残すもの | 様式と過去の記入例を残す当サイト判断 |
| 判定 | AIへ移しやすい当サイト判断 |
| 移し方 | 下書きを任せる当サイト判断 |
| この表の数字について | 判定は「どこまでを機械に渡せるか」で当サイトが分けたものです。扱う情報や、間違ったときの影響によって変わります。削れる時間の割合と、移すのにかかる日数は載せていません。実測を持っておらず、何をどう測った数字かを説明できないためです。移す前に、いまのやり方を1回ぶん自分で測ってください。 |
任せると何が起きるか
様式の項目に合わない文が入り、差し戻される
これは道具の性能の問題ではありません。数字の裏取りに必要な情報が、そもそも渡されていないからです。渡せない情報がある以上、ここは人が持つしかありません。
残る仕事をどう軽くするか
減らせないなら、やりやすくします。要点から下書きさせる形にすると、人が見るのは出てきたものだけになります。出てきたものを直す形なので、見る量そのものは減ります。
社内手続きのなかでの効き方
社内手続きに入る11件を、削れる時間の大きい順に並べました。「社内の申請書を書く」は5番目です。手をつける順は、この並びで決めてください。
| 位置 | 作業 | 削れる時間 | 移す日数 |
|---|---|---|---|
| いちばん効く | 社内規程の質問に答える | 一部だけAI化する | 例外の判断 |
| まんなか | 社内の用語を統一する | 一部だけAI化する | 正しい語の決定 |
| いちばん効かない | 社内の申請を承認する | 一部だけAI化する | 例外の判断 |
「社内の申請書を書く」を移さないほうがよい場合
申請がめったに無い場合は、いまのやり方のままで構いません。判定は「AIへ移しやすい」で、まず1件試せる段階です。もともとの作業量が少なければ、移す手間を回収できません。
逆に、申請がめったに無い場合に当てはまらないなら移す価値があります。人が仕上げる前提なら移せる作業です。
社内手続きのなかでは削減が大きいほうです。ここから手をつけるのが順当です。
社内手続きのほかの作業
- 社内規程の質問に答える（一部だけAI化する）
- 契約書の内容を確かめる（判断は人に残す）
- スケジュールを組む（一部だけAI化する）
- 社内の問い合わせに答える（一部だけAI化する）
- 社内の用語を統一する（一部だけAI化する）
- 社内の手順を洗い出す（一部だけAI化する）
- 新しい道具の使い方を覚える（AIへ移しやすい）
- 社内システムの操作を記録する（AIへ移しやすい）
よくある質問
ここでよく聞かれる2つです。扱う情報と、間違ったときの影響で変わるので、自分の業務に当てはまるかで判断してください。
慣れれば任せられますか？
慣れで変わるのは渡し方です。数字の裏取りそのものは、渡す情報が増えないかぎり任せられません。
人が見る工程を省いてよいですか？
省くと様式の項目に合わない文が入り、差し戻される状態が、誰にも気づかれずに続きます。省くなら、あとで気づく仕組みを別に作ってください。
次にやること
3つあります。上から順にやってください。
- いまのやり方を1回ぶん測る
何分かかって、何回やり直したかを控えてください。測らずに移すと、効果を聞かれたときに答えられません。当サイトは削減率を載せていないので、数字はあなたの現場で取ってください。 - 1件だけ試す
要点から下書きさせる形で1件やってみてください。まず1件試せる段階です。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。 - 人に残る仕事を決める
数字の裏取りは残ります。誰がやるかを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。
社内手続きはどこまで任せられるか
社内手続きに入る11件を、任せられる範囲で数えました。社内の申請書を書くを移すかどうかの材料になります。
下書きを任せられるもの
11件のうち3件です。出てきたものを人が直す形なので、事故が起きにくいです。社内の申請書を書くもここです。1件目に向きます。
手順ごと移せるもの
11件のうち7件です。例外に当たったときの判断は残ります。
判断が人に残るもの
11件のうち1件です。任せられるのは材料を並べるところまでです。
この記事で使っている言葉
この作業をAIへ移してよいかを判断する言葉を3つ、先に決めておきます。任せてよいかに関わるので、意味を先に決めておきます。削れる時間の割合と移す日数は載せていません。実測を持っていないためです。
移し方（下書きを任せる）
下書きを任せて、出てきたものを人が直す形です。使うかどうかは人が決めます。判定は「どこまでを機械に渡せるか」で分けています。
判定（AIへ移しやすい）
数字の裏取りは人に残ります。全部が消えるわけではありません。判定は当サイトが「どこまでを機械に渡せるか」で分けたもので、扱う情報や間違ったときの影響によって変わります。
戻すために残すもの
様式と過去の記入例を残す。移したあとに合わないと分かることがあります。そのときに帰れるよう、上のものを残しておいてください。切り替える判断は、元のやり方と結果を見比べてからです。
移したあとに起きること
1件動いてからのほうが長く付き合います。社内の申請書を書くで後から出てくる場面です。
人に残る仕事を誰も見なくなったとき
数字の裏取りを飛ばすと、様式の項目に合わない文が入り、差し戻される状態が誰にも気づかれずに続きます。省くなら、あとで気づく仕組みを別に作ってください。
思ったより減らなかったとき
出てきたものを直す時間まで含めて測り直してください。人に残る仕事の時間を入れないと、実際より良く見えます。それでも減っていなければ、この作業は移さないほうがいいです。様式と過去の記入例を残すので、戻れます。
渡す先の道具が変わったとき
手順そのものは変わりません。どこを任せてどこを人がやるかを決めてあれば、渡す先が変わるだけです。決めていない状態で道具を替えると、毎回ゼロから作り直すことになります。
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