「集計の定義を揃える」をAIに移す手順をまとめました。いまは関係者で決めるやり方を、既存の集計から定義を抜き出させる形に変えます。10日で移せて、40%削れます。
何がどう変わるか
変わるのは作業のやり方です。関係者で決めるのをやめて、既存の集計から定義を抜き出させる形にします。正しい定義の決定は人に残ります。ここまで含めて「移した」と数えてください。
| 分類 | データ・集計当サイト整理 |
|---|---|
| いまのやり方 | 関係者で決める当サイト整理 |
| 移したあとのやり方 | 既存の集計から定義を抜き出させる当サイト整理 |
| 人に残る仕事 | 正しい定義の決定当サイト判断 |
| 削れる時間の目安 | 40%当サイト試算 |
| 移すのにかかる日数 | 10日当サイト試算 |
| 移し方 | 判断は人が残す当サイト判断 |
| この表の数字について | 削れる時間は、任せられる範囲（下書きだけか、手順ごとか、判断は人に残すか）から当サイトが見積もった目安です。移すのにかかる日数は「試しに1件やってみるところまで」と定義しています。どちらも作業量と慣れによって変わります。移す前に、いまのやり方を1回ぶん測ってください。 |
移す手順
- いまのやり方を1回ぶん記録する。何分かかって、何回やり直したかを控えます。あとで効果を測るのに要ります
- 既存の集計から定義を抜き出させる形を1件だけ試す。全部を切り替えないでください。1件で違いが分かります
- 正しい定義の決定を誰がやるか決める。ここを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます
- 2週間は両方を並走させる。過去の集計を残すので、合わなければ戻せます
ここでつまずく
定義の候補が並ぶが、どれが正しいか決まらない
データ・集計のなかでの効き方
データ・集計に入る7件を、削れる時間の大きい順に並べました。「集計の定義を揃える」は6番目です。手をつける順は、この並びで決めてください。
| 位置 | 作業 | 削れる時間 | 移す日数 |
|---|---|---|---|
| いちばん効く | 表の数字を別の表に写す | 70% | 7日 |
| まんなか | 売上の数字をまとめる | 45% | 7日 |
| いちばん効かない | 売上の予測を立てる | 35% | 10日 |
「集計の定義を揃える」を移さないほうがよい場合
集計する人が1人の場合は、いまのやり方のままで構いません。移すのに10日かかって、削れるのは40%です。もともとの作業量が少なければ、移す手間を回収できません。
この作業は判断が中心です。正しい定義の決定は人に残ります。全部を任せるつもりで移すと、間違ったまま進む事故が起きます。
同じデータ・集計なら、表の数字を別の表に写すのほうが効きます（70%削減・7日）。先に移すならそちらです。
「集計の定義を揃える」より先に移すと得なもの
移す日数が同じか短くて、削れる時間が同じか大きい作業です。順番に迷ったら、こちらを先に片づけてください。
- 配布資料の誤字を探す（その日のうちで65%削減・制作・発信）
- 翻訳して社内に共有する（その日のうちで60%削減・文章を書く）
- 問い合わせ内容を要約して共有する（その日のうちで60%削減・報告・共有）
- 社内チャットの要点をまとめる（その日のうちで60%削減・報告・共有）
- 長文を短くする（その日のうちで60%削減・文章を書く）
- 社内の周知文を書く（その日のうちで55%削減・報告・共有）
データ・集計のほかの作業
- 表の数字を別の表に写す（70%削減・7日）
- 売上の数字をまとめる（45%削減・7日）
- 数字の異常を見つける（45%削減・10日）
- 売上の予測を立てる（35%削減・10日）
- 複数の表を1つにまとめる（60%削減・7日）
- データの誤りを直す（55%削減・7日）
よくある質問
ここでよく聞かれる2つです。どちらも条件で決まるので、当てはまるかどうかで判断してください。
全部を一度に移せますか？
この作業では勧めません。判断が中心なので、任せる範囲を少しずつ広げてください。
AIが変わったら作り直しですか？
手順そのものは変わりません。どこを任せてどこを人がやるかを決めてあれば、渡す先が変わるだけです。
次にやること
3つあります。上から順にやってください。
- いまのやり方を1回ぶん測る
何分かかって、何回やり直したかを控えてください。測らずに移すと、効果を聞かれたときに答えられません。ここの40%は目安で、あなたの現場の数字ではありません。 - 1件だけ試す
既存の集計から定義を抜き出させる形で1件やってみてください。10日で試せます。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。 - 人に残る仕事を決める
正しい定義の決定は残ります。誰がやるかを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。
集計の定義を揃えるをAIに移す進め方
10日の内訳です。測る・1件試す・残る仕事を決める・並走させるの4段です。ここでいう「移す」は試しに1件やってみるところまでで、全部を切り替えるまでではありません。
1. いまのやり方を1回ぶん測る
何分かかって、何回やり直したかを控えます。あとで効果を聞かれたときに答えられません。
ここでよくあるのは測らずに移すことです。40%はこちらの見積もりで、あなたの現場の数字ではありません。
2. 既存の集計から定義を抜き出させる形で1件やる
全部を切り替えないでください。1件で違いが分かります。
ここでよくあるのはいきなり全部を切り替えることです。合わなかったときに戻す先がなくなります。
3. 正しい定義の決定を誰がやるか決める
ここは人に残ります。決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。
ここでよくあるのは「あとで決める」で進めることです。決まらないまま運用が始まると、誰も見ない状態になります。
4. 2週間は両方を並走させる
過去の集計を残すので、合わなければ戻せます。
ここでよくあるのは記録を残さずに切り替えることです。記録が無いと戻れなくなります。
この記事で使っている言葉
この記事には、当サイトが決めた言い方が3つ出てきます。移すかどうかの判断に関わるので、意味を先に書きます。削れる時間と移す日数は当サイトの見積もりで、作業量と慣れによって変わります。
移し方（判断は人が残す）
判断が中心なので、任せられるのは材料を並べるところまでです。決めるのは人です。判定は「どこまでを機械に渡せるか」で分けています。
削れる時間（40%）
手を動かす部分が減る割合です。正しい定義の決定は人に残るので、60%より下には行きません。確認と手直しの時間まで含めて見積もっています。
移す日数（10日）
試しに1件やってみるところまでと定義した当サイトの見積もりです。全部を切り替えるまでの日数ではありません。切り替える判断は、2週間の並走のあとです。
移したあとに起きること
1件動いてからのほうが長く付き合います。集計の定義を揃えるで後から出てくる場面です。
人に残る仕事を誰も見なくなったとき
正しい定義の決定を飛ばすと、定義の候補が並ぶが、どれが正しいか決まらない状態が誰にも気づかれずに続きます。省くなら、あとで気づく仕組みを別に作ってください。
思ったより減らなかったとき
確認と手直しの時間を数え忘れていることが多いです。出てきたものを直す時間まで含めて測り直してください。それでも減っていなければ、この作業は移さないほうがいいです。過去の集計を残すので、戻れます。
渡す先の道具が変わったとき
手順そのものは変わりません。どこを任せてどこを人がやるかを決めてあれば、渡す先が変わるだけです。決めていない状態で道具を替えると、毎回ゼロから作り直すことになります。
コメントを残す