「複数の表を1つにまとめる」をAIに移す手順をまとめました。いまはコピーして貼るやり方を、突き合わせて結合させる形に変えます。7日で移せて、60%削れます。
何がどう変わるか
変わるのは作業のやり方です。コピーして貼るのをやめて、突き合わせて結合させる形にします。重複と欠損の判断は人に残ります。ここまで含めて「移した」と数えてください。
| 分類 | データ・集計当サイト整理 |
|---|---|
| いまのやり方 | コピーして貼る当サイト整理 |
| 移したあとのやり方 | 突き合わせて結合させる当サイト整理 |
| 人に残る仕事 | 重複と欠損の判断当サイト判断 |
| 削れる時間の目安 | 60%当サイト試算 |
| 移すのにかかる日数 | 7日当サイト試算 |
| 移し方 | 手順ごと移す当サイト判断 |
| この表の数字について | 削れる時間は、任せられる範囲（下書きだけか、手順ごとか、判断は人に残すか）から当サイトが見積もった目安です。移すのにかかる日数は「試しに1件やってみるところまで」と定義しています。どちらも作業量と慣れによって変わります。移す前に、いまのやり方を1回ぶん測ってください。 |
移す手順
- いまのやり方を1回ぶん記録する。何分かかって、何回やり直したかを控えます。あとで効果を測るのに要ります
- 突き合わせて結合させる形を1件だけ試す。全部を切り替えないでください。1件で違いが分かります
- 重複と欠損の判断を誰がやるか決める。ここを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます
- 2週間は両方を並走させる。元の表を全部残すので、合わなければ戻せます
ここでつまずく
キーの表記ゆれで、同じものが別に数えられる
データ・集計のなかでの効き方
データ・集計に入る7件を、削れる時間の大きい順に並べました。「複数の表を1つにまとめる」は2番目です。手をつける順は、この並びで決めてください。
| 位置 | 作業 | 削れる時間 | 移す日数 |
|---|---|---|---|
| いちばん効く | 表の数字を別の表に写す | 70% | 7日 |
| まんなか | 売上の数字をまとめる | 45% | 7日 |
| いちばん効かない | 売上の予測を立てる | 35% | 10日 |
「複数の表を1つにまとめる」を移さないほうがよい場合
表が2つまでの場合は、いまのやり方のままで構いません。移すのに7日かかって、削れるのは60%です。もともとの作業量が少なければ、移す手間を回収できません。
逆に、表が2つまでの場合に当てはまらないなら移す価値があります。60%は大きいほうです。
同じデータ・集計なら、表の数字を別の表に写すのほうが効きます（70%削減・7日）。先に移すならそちらです。
「複数の表を1つにまとめる」より先に移すと得なもの
移す日数が同じか短くて、削れる時間が同じか大きい作業です。順番に迷ったら、こちらを先に片づけてください。
- 配布資料の誤字を探す（その日のうちで65%削減・制作・発信）
- 翻訳して社内に共有する（その日のうちで60%削減・文章を書く）
- 問い合わせ内容を要約して共有する（その日のうちで60%削減・報告・共有）
- 社内チャットの要点をまとめる（その日のうちで60%削減・報告・共有）
- 長文を短くする（その日のうちで60%削減・文章を書く）
- 名刺の情報を台帳に入れる（3日で70%削減・営業・顧客）
データ・集計のほかの作業
- 表の数字を別の表に写す（70%削減・7日）
- 売上の数字をまとめる（45%削減・7日）
- 数字の異常を見つける（45%削減・10日）
- 売上の予測を立てる（35%削減・10日）
- 集計の定義を揃える（40%削減・10日）
- データの誤りを直す（55%削減・7日）
よくある質問
ここでよく聞かれる2つです。どちらも条件で決まるので、当てはまるかどうかで判断してください。
全部を一度に移せますか？
1件から始めてください。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。
AIが変わったら作り直しですか？
手順そのものは変わりません。どこを任せてどこを人がやるかを決めてあれば、渡す先が変わるだけです。
次にやること
3つあります。上から順にやってください。
- いまのやり方を1回ぶん測る
何分かかって、何回やり直したかを控えてください。測らずに移すと、効果を聞かれたときに答えられません。ここの60%は目安で、あなたの現場の数字ではありません。 - 1件だけ試す
突き合わせて結合させる形で1件やってみてください。7日で試せます。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。 - 人に残る仕事を決める
重複と欠損の判断は残ります。誰がやるかを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。
複数の表を1つにまとめるをAIに移す進め方
7日の内訳です。測る・1件試す・残る仕事を決める・並走させるの4段です。ここでいう「移す」は試しに1件やってみるところまでで、全部を切り替えるまでではありません。
1. いまのやり方を1回ぶん測る
何分かかって、何回やり直したかを控えます。あとで効果を聞かれたときに答えられません。
ここでよくあるのは測らずに移すことです。60%はこちらの見積もりで、あなたの現場の数字ではありません。
2. 突き合わせて結合させる形で1件やる
全部を切り替えないでください。1件で違いが分かります。
ここでよくあるのはいきなり全部を切り替えることです。合わなかったときに戻す先がなくなります。
3. 重複と欠損の判断を誰がやるか決める
ここは人に残ります。決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。
ここでよくあるのは「あとで決める」で進めることです。決まらないまま運用が始まると、誰も見ない状態になります。
4. 2週間は両方を並走させる
元の表を全部残すので、合わなければ戻せます。
ここでよくあるのは記録を残さずに切り替えることです。記録が無いと戻れなくなります。
この記事で使っている言葉
この記事には、当サイトが決めた言い方が3つ出てきます。移すかどうかの判断に関わるので、意味を先に書きます。削れる時間と移す日数は当サイトの見積もりで、作業量と慣れによって変わります。
移し方（手順ごと移す）
手順ごと移せますが、例外に当たったときの判断は残ります。判定は「どこまでを機械に渡せるか」で分けています。
削れる時間（60%）
手を動かす部分が減る割合です。重複と欠損の判断は人に残るので、40%より下には行きません。確認と手直しの時間まで含めて見積もっています。
移す日数（7日）
試しに1件やってみるところまでと定義した当サイトの見積もりです。全部を切り替えるまでの日数ではありません。切り替える判断は、2週間の並走のあとです。
移したあとに起きること
1件動いてからのほうが長く付き合います。複数の表を1つにまとめるで後から出てくる場面です。
人に残る仕事を誰も見なくなったとき
重複と欠損の判断を飛ばすと、キーの表記ゆれで、同じものが別に数えられる状態が誰にも気づかれずに続きます。省くなら、あとで気づく仕組みを別に作ってください。
思ったより減らなかったとき
確認と手直しの時間を数え忘れていることが多いです。出てきたものを直す時間まで含めて測り直してください。それでも減っていなければ、この作業は移さないほうがいいです。元の表を全部残すので、戻れます。
渡す先の道具が変わったとき
手順そのものは変わりません。どこを任せてどこを人がやるかを決めてあれば、渡す先が変わるだけです。決めていない状態で道具を替えると、毎回ゼロから作り直すことになります。
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