「集計の定義を揃える」をAIに移す手順｜何をどう変えるか

「集計の定義を揃える」をAIに移す手順をまとめました。いまは関係者で決めるやり方を、既存の集計から定義を抜き出させる形に変えます。10日で移せて、40%削れます。

何がどう変わるか

変わるのは作業のやり方です。関係者で決めるのをやめて、既存の集計から定義を抜き出させる形にします。正しい定義の決定は人に残ります。ここまで含めて「移した」と数えてください。

移す手順

1. いまのやり方を1回ぶん記録する。何分かかって、何回やり直したかを控えます。あとで効果を測るのに要ります
2. 既存の集計から定義を抜き出させる形を1件だけ試す。全部を切り替えないでください。1件で違いが分かります
3. 正しい定義の決定を誰がやるか決める。ここを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます
4. 2週間は両方を並走させる。過去の集計を残すので、合わなければ戻せます

ここでつまずく

定義の候補が並ぶが、どれが正しいか決まらない

データ・集計のなかでの効き方

データ・集計に入る7件を、削れる時間の大きい順に並べました。「集計の定義を揃える」は6番目です。手をつける順は、この並びで決めてください。

「集計の定義を揃える」を移さないほうがよい場合

集計する人が1人の場合は、いまのやり方のままで構いません。移すのに10日かかって、削れるのは40%です。もともとの作業量が少なければ、移す手間を回収できません。

この作業は判断が中心です。正しい定義の決定は人に残ります。全部を任せるつもりで移すと、間違ったまま進む事故が起きます。

同じデータ・集計なら、表の数字を別の表に写すのほうが効きます（70%削減・7日）。先に移すならそちらです。

「集計の定義を揃える」より先に移すと得なもの

移す日数が同じか短くて、削れる時間が同じか大きい作業です。順番に迷ったら、こちらを先に片づけてください。

• 配布資料の誤字を探す（その日のうちで65%削減・制作・発信）
• 翻訳して社内に共有する（その日のうちで60%削減・文章を書く）
• 問い合わせ内容を要約して共有する（その日のうちで60%削減・報告・共有）
• 社内チャットの要点をまとめる（その日のうちで60%削減・報告・共有）
• 長文を短くする（その日のうちで60%削減・文章を書く）
• 社内の周知文を書く（その日のうちで55%削減・報告・共有）

データ・集計のほかの作業

• 表の数字を別の表に写す（70%削減・7日）
• 売上の数字をまとめる（45%削減・7日）
• 数字の異常を見つける（45%削減・10日）
• 売上の予測を立てる（35%削減・10日）
• 複数の表を1つにまとめる（60%削減・7日）
• データの誤りを直す（55%削減・7日）

よくある質問

全部を一度に移せますか？

この作業では勧めません。判断が中心なので、任せる範囲を少しずつ広げてください。

AIが変わったら作り直しですか？

手順そのものは変わりません。どこを任せてどこを人がやるかを決めてあれば、渡す先が変わるだけです。

次にやること

3つあります。上から順にやってください。

• いまのやり方を1回ぶん測る
  何分かかって、何回やり直したかを控えてください。測らずに移すと、効果を聞かれたときに答えられません。ここの40%は目安で、あなたの現場の数字ではありません。
• 1件だけ試す
  既存の集計から定義を抜き出させる形で1件やってみてください。10日で試せます。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。
• 人に残る仕事を決める
  正しい定義の決定は残ります。誰がやるかを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。

「集計の定義を揃える」を別の角度から見る

• 「集計の定義を揃える」で人に残る仕事｜任せてはいけないところ
  残る仕事
• 「集計の定義を揃える」はどれだけ減るか｜削減の内訳
  効果
• 「集計の定義を揃える」を元に戻せるか｜やめるときの手順
  戻し方