「社内の問い合わせに答える」の効果をどう測るか｜移す前に取っておく数字

「社内の問い合わせに答える」をAIに移したとき、効果をどう測ればよいかを整理しました。当サイトは「何%減る」という数字を載せていません。実測を持っておらず、何をどう測った割合なのかを説明できないためです。代わりに、自分で測るための取り方を書きます。

なぜ削減率を出さないか

削減率は、作業の量・慣れ・確認にかける手間で変わります。同じ作業でも会社によって倍以上ちがいます。根拠を説明できない割合を出すと、あとで数字を聞かれたときに答えられません。金額と回収期間の見積もりは、それを扱う別のサイトで確かめてください。

効果を自分で測る

【移す前】
過去のやり取りを探す
1回にかかる時間：［　］分
やり直した回数：［　］回
月に何回：［　］回

【移したあと】
過去のやり取りから答えさせる
1回にかかる時間：［　］分
うち例外の判断：［　］分
やり直した回数：［　］回

【差】
月あたり：［　］分

【判断】［続ける／戻す］
戻す場合：答えの根拠になった記録を必ず示す

移す前に取っておく数字

1. 1回にかかる時間。過去のやり取りを探すのに何分かかるか。3回ぶん測って平均を取ります
2. やり直した回数。何回書き直したか、何回戻ったか
3. 月に何回あるか。回数が少なければ、移す手間のほうが大きくなります

問い合わせが少ない場合なら、そもそも移さないほうがよい作業です。

移したあとに同じ測り方をする

過去のやり取りから答えさせる形にしたあと、同じ3つを測ります。ここで見落としやすいのは、出てきたものを直す時間です。例外の判断は人に残るので、その時間まで含めて測らないと実際より良く見えます。

社内手続きのなかでの効き方

社内手続きに入る11件を、削れる時間の大きい順に並べました。「社内の問い合わせに答える」は4番目です。手をつける順は、この並びで決めてください。

「社内の問い合わせに答える」を移さないほうがよい場合

問い合わせが少ない場合は、いまのやり方のままで構いません。判定は「一部だけAI化する」で、手順を決めてから移す段階です。もともとの作業量が少なければ、移す手間を回収できません。

例外の判断が残ります。全部が消えるわけではないので、期待しすぎないでください。

同じ社内手続きなら、社内の申請書を書くのほうが任せやすい判定です（AIへ移しやすい）。先に移すならそちらです。

「社内の問い合わせに答える」より先に移すと得なもの

移す日数が同じか短くて、削れる時間が同じか大きい作業です。順番に迷ったら、こちらを先に片づけてください。

• 手書きのメモを議事録にする（AIへ移しやすい・会議・記録）
• 定型メールを毎回書く（AIへ移しやすい・文章を書く）
• 議事録を清書する（AIへ移しやすい・会議・記録）
• 問い合わせの一次返信（一部だけAI化する・問い合わせ）
• 資料の要約を作る（AIへ移しやすい・調べる・まとめる）
• 競合の動きを調べる（一部だけAI化する・調べる・まとめる）

よくある質問

ここでよく聞かれる2つです。扱う情報と、間違ったときの影響で変わるので、自分の業務に当てはまるかで判断してください。

もっと減らせませんか？

例外の判断が残るかぎり、そこは減りません。減らすなら、人がやらなくて済む形に業務そのものを変える話になります。

思ったより減りませんでした

出てきたものを直す時間を数え忘れていないか、測り直してください。直す時間のほうが長ければ、この作業は移さないほうがいいです。

次にやること

3つあります。上から順にやってください。

• いまのやり方を1回ぶん測る
  何分かかって、何回やり直したかを控えてください。測らずに移すと、効果を聞かれたときに答えられません。当サイトは削減率を載せていないので、数字はあなたの現場で取ってください。
• 1件だけ試す
  過去のやり取りから答えさせる形で1件やってみてください。手順を決めてから移す段階です。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。
• 人に残る仕事を決める
  例外の判断は残ります。誰がやるかを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。

社内手続きのなかで「社内の問い合わせに答える」はどこにあるか

社内手続きには11件あります。任せてよいかは作業ごとに違うので、同じ分類のなかで「社内の問い合わせに答える」がどのあたりかを出します。

任せられる範囲

社内手続きの11件を任せられる範囲の少ない順に並べると、社内の問い合わせに答えるは4番目です。まんなかは一部だけAI化で、社内の問い合わせに答えるは一部だけAI化。この分類のなかでは少ないほうです。

社内手続きで判断が人に残るものは1件です。社内の問い合わせに答えるは手順ごと移す形なので、手を動かす部分を渡せます。

戻すために残すもの

社内手続きの11件を戻すために残すものの少ない順に並べると、社内の問い合わせに答えるは4番目です。まんなかはで、社内の問い合わせに答えるは。この分類のなかでは少ないほうです。

答えの根拠になった記録を必ず示す。移した直後は、元のやり方と結果を見比べられる状態にしておいてください。どのくらいの期間が要るかは作業によって違います。上のものが揃っているかで判断してください。

社内手続きはどこまで任せられるか

社内手続きに入る11件を、任せられる範囲で数えました。社内の問い合わせに答えるを移すかどうかの材料になります。

下書きを任せられるもの

11件のうち3件です。出てきたものを人が直す形なので、事故が起きにくいです。社内の問い合わせに答えるはここには入りません。

手順ごと移せるもの

11件のうち7件です。例外に当たったときの判断は残ります。社内の問い合わせに答えるはここです。例外に当たったときに誰が判断するかを先に決めてください。

判断が人に残るもの

11件のうち1件です。任せられるのは材料を並べるところまでです。

この記事で使っている言葉

この作業をAIへ移してよいかを判断する言葉を3つ、先に決めておきます。任せてよいかに関わるので、意味を先に決めておきます。削れる時間の割合と移す日数は載せていません。実測を持っていないためです。

移し方（手順ごと移す）

手順ごと移せますが、例外に当たったときの判断は残ります。判定は「どこまでを機械に渡せるか」で分けています。

判定（一部だけAI化する）

例外の判断は人に残ります。全部が消えるわけではありません。判定は当サイトが「どこまでを機械に渡せるか」で分けたもので、扱う情報や間違ったときの影響によって変わります。

戻すために残すもの

答えの根拠になった記録を必ず示す。移したあとに合わないと分かることがあります。そのときに帰れるよう、上のものを残しておいてください。切り替える判断は、元のやり方と結果を見比べてからです。

「社内の問い合わせに答える」を別の角度から見る

• 「社内の問い合わせに答える」をAIに移す手順｜何をどう変えるか
  移し方
• 「社内の問い合わせに答える」で人に残る仕事｜任せてはいけないところ
  残る仕事
• 「社内の問い合わせに答える」を元に戻せるか｜やめるときの手順
  戻し方