「問い合わせのマニュアルを更新する」をAIに移したあと、元に戻せるかどうかを整理しました。旧版を残せば、いつでも戻せるので、試してから決められます。
戻せるようにしておく
旧版を残せば、いつでも戻せる。移す前にここを用意しておけば、合わなかったときに元の形へ帰れます。用意せずに移すと、やめたくてもやめられなくなります。
元に戻せる状態か
戻すために要るのは旧版を残せば、いつでも戻せるです。移す前に用意してください。あとからでは揃いません。
| 分類 | 問い合わせ当サイト整理 |
|---|---|
| いまのやり方 | 変更点を探して書き直す当サイト整理 |
| 移したあとのやり方 | 差分を出させて確かめる当サイト整理 |
| 人に残る仕事 | 運用の実態との照合当サイト判断 |
| 戻すために残すもの | 旧版を残せば、いつでも戻せる当サイト判断 |
| 判定 | 一部だけAI化する当サイト判断 |
| 移し方 | 手順ごと移す当サイト判断 |
| この表の数字について | 判定は「どこまでを機械に渡せるか」で当サイトが分けたものです。扱う情報や、間違ったときの影響によって変わります。削れる時間の割合と、移すのにかかる日数は載せていません。実測を持っておらず、何をどう測った数字かを説明できないためです。移す前に、いまのやり方を1回ぶん自分で測ってください。 |
やめたくなる場面
文面は更新されるが、実際の運用と離れる
ここに当たったとき、直して続けるか、戻すかを決めることになります。問い合わせでは、渡し方を変えると収まることが多いです。すぐ戻さず、1度だけ直して試してください。
やめるときの手順
- 元のやり方で1件やる。変更点を探して書き直す形に戻せるか確かめます
- 移した期間に作ったものを確かめる。文面は更新されるが、実際の運用と離れる状態のものが混じっていないか見ます
- 戻す理由を残す。半年後に同じことを検討するときの材料になります
「問い合わせのマニュアルを更新する」を移さないほうがよい場合
更新が年に一度の場合は、いまのやり方のままで構いません。判定は「一部だけAI化する」で、手順を決めてから移す段階です。もともとの作業量が少なければ、移す手間を回収できません。
運用の実態との照合が残ります。全部が消えるわけではないので、期待しすぎないでください。
同じ問い合わせなら、問い合わせの多い質問を整理するのほうが任せやすい判定です（AIへ移しやすい）。先に移すならそちらです。
問い合わせのなかでの効き方
問い合わせに入る8件を、削れる時間の大きい順に並べました。「問い合わせのマニュアルを更新する」は5番目です。手をつける順は、この並びで決めてください。
| 位置 | 作業 | 削れる時間 | 移す日数 |
|---|---|---|---|
| いちばん効く | 問い合わせの一次返信 | 一部だけAI化する | 例外の判断と謝罪の文面 |
| まんなか | 問い合わせのマニュアルを更新する | 一部だけAI化する | 運用の実態との照合 |
| いちばん効かない | 問い合わせの担当を決める | 一部だけAI化する | 例外の割り振り |
問い合わせのほかの作業
- 問い合わせの一次返信（一部だけAI化する）
- 問い合わせを分類する（一部だけAI化する）
- 問い合わせの多い質問を整理する（AIへ移しやすい）
- 問い合わせ対応の記録を残す（AIへ移しやすい）
- 問い合わせから改善点を見つける（一部だけAI化する）
- 社内の問い合わせ窓口をまとめる（一部だけAI化する）
- 問い合わせの担当を決める（一部だけAI化する）
よくある質問
ここでよく聞かれる2つです。扱う情報と、間違ったときの影響で変わるので、自分の業務に当てはまるかで判断してください。
一度移したら戻れませんか？
戻れます。旧版を残せば、いつでも戻せるので、記録さえ残っていれば元の形に帰れます。戻れなくなるのは、記録を残さずに切り替えた場合だけです。
戻すのは失敗ですか？
合わないと分かったことが結果です。合わない作業に移す手間をかけ続けるほうが損になります。
次にやること
3つあります。上から順にやってください。
- いまのやり方を1回ぶん測る
何分かかって、何回やり直したかを控えてください。測らずに移すと、効果を聞かれたときに答えられません。当サイトは削減率を載せていないので、数字はあなたの現場で取ってください。 - 1件だけ試す
差分を出させて確かめる形で1件やってみてください。手順を決めてから移す段階です。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。 - 人に残る仕事を決める
運用の実態との照合は残ります。誰がやるかを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。
問い合わせのなかで「問い合わせのマニュアルを更新する」はどこにあるか
問い合わせには8件あります。任せてよいかは作業ごとに違うので、同じ分類のなかで「問い合わせのマニュアルを更新する」がどのあたりかを出します。
任せられる範囲
問い合わせの8件を任せられる範囲の少ない順に並べると、問い合わせのマニュアルを更新するは3番目です。まんなかは一部だけAI化で、問い合わせのマニュアルを更新するは一部だけAI化。この分類のなかでは少ないほうです。
問い合わせで判断が人に残るものは0件です。問い合わせのマニュアルを更新するは手順ごと移す形なので、手を動かす部分を渡せます。
戻すために残すもの
問い合わせの8件を戻すために残すものの少ない順に並べると、問い合わせのマニュアルを更新するは3番目です。まんなかはで、問い合わせのマニュアルを更新するは。この分類のなかでは少ないほうです。
旧版を残せば、いつでも戻せる。移した直後は、元のやり方と結果を見比べられる状態にしておいてください。どのくらいの期間が要るかは作業によって違います。上のものが揃っているかで判断してください。
この記事で使っている言葉
この作業をAIへ移してよいかを判断する言葉を3つ、先に決めておきます。任せてよいかに関わるので、意味を先に決めておきます。削れる時間の割合と移す日数は載せていません。実測を持っていないためです。
移し方（手順ごと移す）
手順ごと移せますが、例外に当たったときの判断は残ります。判定は「どこまでを機械に渡せるか」で分けています。
判定（一部だけAI化する）
運用の実態との照合は人に残ります。全部が消えるわけではありません。判定は当サイトが「どこまでを機械に渡せるか」で分けたもので、扱う情報や間違ったときの影響によって変わります。
戻すために残すもの
旧版を残せば、いつでも戻せる。移したあとに合わないと分かることがあります。そのときに帰れるよう、上のものを残しておいてください。切り替える判断は、元のやり方と結果を見比べてからです。
移したあとに起きること
1件動いてからのほうが長く付き合います。問い合わせのマニュアルを更新するで後から出てくる場面です。
人に残る仕事を誰も見なくなったとき
運用の実態との照合を飛ばすと、文面は更新されるが、実際の運用と離れる状態が誰にも気づかれずに続きます。省くなら、あとで気づく仕組みを別に作ってください。
思ったより減らなかったとき
出てきたものを直す時間まで含めて測り直してください。人に残る仕事の時間を入れないと、実際より良く見えます。それでも減っていなければ、この作業は移さないほうがいいです。旧版を残せば、いつでも戻せるので、戻れます。
渡す先の道具が変わったとき
手順そのものは変わりません。どこを任せてどこを人がやるかを決めてあれば、渡す先が変わるだけです。決めていない状態で道具を替えると、毎回ゼロから作り直すことになります。
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