「社内の告知を作る」はどれだけ減るか｜削減の内訳

「社内の告知を作る」をAIに移すと、作業時間が55%ほど減ります。何がどれだけ減って、何が残るのかを整理しました。

55%の内訳

減るのは自分で書く部分です。要点から下書きさせる形にすると、ここが要らなくなります。残るのは45%で、その中身は守ってほしいことの強調です。

分類	報告・共有当サイト整理
いまのやり方	自分で書く当サイト整理
移したあとのやり方	要点から下書きさせる当サイト整理
人に残る仕事	守ってほしいことの強調当サイト判断
削れる時間の目安	55%当サイト試算
移すのにかかる日数	その日のうち当サイト試算
移し方	下書きを任せる当サイト判断
この表の数字について	削れる時間は、任せられる範囲（下書きだけか、手順ごとか、判断は人に残すか）から当サイトが見積もった目安です。移すのにかかる日数は「試しに1件やってみるところまで」と定義しています。どちらも作業量と慣れによって変わります。移す前に、いまのやり方を1回ぶん測ってください。

移す手間を回収できるか

移すのにその日のうちかかります。55%削れるので、もとの作業が月に何回あるかで、回収できるかが決まります。月に1〜2回しかない作業なら、移す手間のほうが大きくなります。

数字より先に測ること

移す前に、いまのやり方で1回ぶんを測ってください。何分かかって、何回やり直したか。測らずに移すと、効果を聞かれたときに答えられません。ここの55%は目安で、あなたの現場の数字ではありません。

報告・共有のなかでの効き方

報告・共有に入る9件を、削れる時間の大きい順に並べました。「社内の告知を作る」は4番目です。手をつける順は、この並びで決めてください。

位置	作業	削れる時間	移す日数
いちばん効く	問い合わせ内容を要約して共有する	60%	その日のうち
まんなか	日報を書く	50%	3日
いちばん効かない	社内の意思決定の材料を集める	45%	10日

「社内の告知を作る」を移さないほうがよい場合

告知がめったに無い場合は、いまのやり方のままで構いません。移すのにその日のうちかかって、削れるのは55%です。もともとの作業量が少なければ、移す手間を回収できません。

削れるのは55%なので、劇的には変わりません。守ってほしいことの強調が残るぶん、期待しすぎないでください。

同じ報告・共有なら、問い合わせ内容を要約して共有するのほうが効きます（60%削減・その日のうち）。先に移すならそちらです。

「社内の告知を作る」より先に移すと得なもの

移す日数が同じか短くて、削れる時間が同じか大きい作業です。順番に迷ったら、こちらを先に片づけてください。

配布資料の誤字を探す（その日のうちで65%削減・制作・発信）
翻訳して社内に共有する（その日のうちで60%削減・文章を書く）
問い合わせ内容を要約して共有する（その日のうちで60%削減・報告・共有）
社内チャットの要点をまとめる（その日のうちで60%削減・報告・共有）
長文を短くする（その日のうちで60%削減・文章を書く）
社内の周知文を書く（その日のうちで55%削減・報告・共有）

よくある質問

ここでよく聞かれる2つです。どちらも条件で決まるので、当てはまるかどうかで判断してください。

もっと減らせませんか？

守ってほしいことの強調が残るかぎり、45%より下には行きません。減らすなら、そこを人がやらなくて済む形に業務そのものを変える話になります。

思ったより減りませんでした

確認と手直しの時間を数え忘れていることが多いです。出てきたものを直す時間まで含めて測り直してください。それでも減っていなければ、この作業は移さないほうがいいです。

次にやること

3つあります。上から順にやってください。

いまのやり方を1回ぶん測る
何分かかって、何回やり直したかを控えてください。測らずに移すと、効果を聞かれたときに答えられません。ここの55%は目安で、あなたの現場の数字ではありません。
1件だけ試す
要点から下書きさせる形で1件やってみてください。その日のうちで試せます。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。
人に残る仕事を決める
守ってほしいことの強調は残ります。誰がやるかを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。

報告・共有のなかで「社内の告知を作る」はどこにあるか

報告・共有には9件あります。社内の告知を作るだけを見ても、それが重いのか軽いのかは分かりません。同じ分類と並べて位置を出します。

削れる時間

報告・共有の9件を削れる時間の少ない順に並べると、社内の告知を作るは6番目です。まんなかは50%で、社内の告知を作るは55%。この分類のなかでは多いほうです。

報告・共有で判断が人に残るものは0件です。社内の告知を作るは下書きを任せる形なので、手を動かす部分が減ります。

移すのにかかる日数

報告・共有の9件を移すのにかかる日数の少ない順に並べると、社内の告知を作るは1番目です。まんなかは3日で、社内の告知を作るは1日。この分類のなかでは少ないほうです。

「移す」は試しに1件やってみるところまでと定義しています。全部を切り替えるまでの日数ではありません。2週間は元のやり方と並走させてください。

報告・共有はどこまで任せられるか

報告・共有に入る9件を、任せられる範囲で数えました。社内の告知を作るを移すかどうかの材料になります。

下書きを任せられるもの

9件のうち5件です。出てきたものを人が直す形なので、事故が起きにくいです。社内の告知を作るもここです。1件目に向きます。

手順ごと移せるもの

9件のうち4件です。例外に当たったときの判断は残ります。

判断が人に残るもの

9件のうち0件です。任せられるのは材料を並べるところまでです。

この記事で使っている言葉

この記事には、当サイトが決めた言い方が3つ出てきます。移すかどうかの判断に関わるので、意味を先に書きます。削れる時間と移す日数は当サイトの見積もりで、作業量と慣れによって変わります。

移し方（下書きを任せる）

下書きを任せて、出てきたものを人が直す形です。使うかどうかは人が決めます。判定は「どこまでを機械に渡せるか」で分けています。

削れる時間（55%）

手を動かす部分が減る割合です。守ってほしいことの強調は人に残るので、45%より下には行きません。確認と手直しの時間まで含めて見積もっています。

移す日数（その日のうち）

試しに1件やってみるところまでと定義した当サイトの見積もりです。全部を切り替えるまでの日数ではありません。切り替える判断は、2週間の並走のあとです。