「日報を書く」をAIに移しても、所感と気づきは人に残ります。ここを任せると事故になります。何が残るのかを整理しました。
人に残る仕事
所感と気づきです。下書きまでは任せられます。出てきたものを使うかどうかは人が決めます。
| 分類 | 報告・共有当サイト整理 |
|---|---|
| いまのやり方 | 思い出しながら書く当サイト整理 |
| 移したあとのやり方 | 作業の記録から下書きさせる当サイト整理 |
| 人に残る仕事 | 所感と気づき当サイト判断 |
| 削れる時間の目安 | 50%当サイト試算 |
| 移すのにかかる日数 | 3日当サイト試算 |
| 移し方 | 下書きを任せる当サイト判断 |
| この表の数字について | 削れる時間は、任せられる範囲（下書きだけか、手順ごとか、判断は人に残すか）から当サイトが見積もった目安です。移すのにかかる日数は「試しに1件やってみるところまで」と定義しています。どちらも作業量と慣れによって変わります。移す前に、いまのやり方を1回ぶん測ってください。 |
任せると何が起きるか
作業の羅列になり、報告としての意味が消える
これは道具の性能の問題ではありません。所感と気づきに必要な情報が、そもそも渡されていないからです。渡せない情報がある以上、ここは人が持つしかありません。
残る仕事をどう軽くするか
減らせないなら、やりやすくします。作業の記録から下書きさせる形にすると、人が見るのは出てきたものだけになります。それでも50%は残ります。報告・共有のなかでは残るほうです。
報告・共有のなかでの効き方
報告・共有に入る9件を、削れる時間の大きい順に並べました。「日報を書く」は5番目です。手をつける順は、この並びで決めてください。
| 位置 | 作業 | 削れる時間 | 移す日数 |
|---|---|---|---|
| いちばん効く | 問い合わせ内容を要約して共有する | 60% | その日のうち |
| まんなか | 日報を書く | 50% | 3日 |
| いちばん効かない | 社内の意思決定の材料を集める | 45% | 10日 |
「日報を書く」を移さないほうがよい場合
報告の相手が自分だけの場合は、いまのやり方のままで構いません。移すのに3日かかって、削れるのは50%です。もともとの作業量が少なければ、移す手間を回収できません。
削れるのは50%なので、劇的には変わりません。所感と気づきが残るぶん、期待しすぎないでください。
同じ報告・共有なら、問い合わせ内容を要約して共有するのほうが効きます（60%削減・その日のうち）。先に移すならそちらです。
報告・共有のほかの作業
- 問い合わせ内容を要約して共有する（60%削減・その日のうち）
- 問い合わせの傾向を報告する（50%削減・7日）
- 社内の周知文を書く（55%削減・その日のうち）
- 社内向けの説明会を作る（45%削減・7日）
- 月次の報告資料を作る（50%削減・7日）
- 社内チャットの要点をまとめる（60%削減・その日のうち）
- 社内の意思決定の材料を集める（45%削減・10日）
- 社内の告知を作る（55%削減・その日のうち）
よくある質問
慣れれば任せられますか？
慣れで変わるのは渡し方です。所感と気づきそのものは、渡す情報が増えないかぎり任せられません。
人が見る工程を省いてよいですか？
省くと作業の羅列になり、報告としての意味が消える状態が、誰にも気づかれずに続きます。省くなら、あとで気づく仕組みを別に作ってください。
次にやること
3つあります。上から順にやってください。
- いまのやり方を1回ぶん測る
何分かかって、何回やり直したかを控えてください。測らずに移すと、効果を聞かれたときに答えられません。ここの50%は目安で、あなたの現場の数字ではありません。 - 1件だけ試す
作業の記録から下書きさせる形で1件やってみてください。3日で試せます。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。 - 人に残る仕事を決める
所感と気づきは残ります。誰がやるかを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。
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