「月次の報告資料を作る」で人に残る仕事｜任せてはいけないところ

「月次の報告資料を作る」をAIに移しても、次の打ち手は人に残ります。ここを任せると事故になります。何が残るのかを整理しました。

人に残る仕事

次の打ち手です。手順ごと移せますが、例外に当たったときの判断は残ります。

分類	報告・共有当サイト整理
いまのやり方	数字を集めて資料にする当サイト整理
移したあとのやり方	集計と下書きをさせる当サイト整理
人に残る仕事	次の打ち手当サイト判断
削れる時間の目安	50%当サイト試算
移すのにかかる日数	7日当サイト試算
移し方	手順ごと移す当サイト判断
この表の数字について	削れる時間は、任せられる範囲（下書きだけか、手順ごとか、判断は人に残すか）から当サイトが見積もった目安です。移すのにかかる日数は「試しに1件やってみるところまで」と定義しています。どちらも作業量と慣れによって変わります。移す前に、いまのやり方を1回ぶん測ってください。

任せると何が起きるか

数字の説明で終わり、次にやることが書かれない

これは道具の性能の問題ではありません。次の打ち手に必要な情報が、そもそも渡されていないからです。渡せない情報がある以上、ここは人が持つしかありません。

残る仕事をどう軽くするか

減らせないなら、やりやすくします。集計と下書きをさせる形にすると、人が見るのは出てきたものだけになります。それでも50%は残ります。報告・共有のなかでは残るほうです。

報告・共有のなかでの効き方

報告・共有に入る9件を、削れる時間の大きい順に並べました。「月次の報告資料を作る」は7番目です。手をつける順は、この並びで決めてください。

位置	作業	削れる時間	移す日数
いちばん効く	問い合わせ内容を要約して共有する	60%	その日のうち
まんなか	日報を書く	50%	3日
いちばん効かない	社内の意思決定の材料を集める	45%	10日

「月次の報告資料を作る」を移さないほうがよい場合

報告の型が固まっている場合は、いまのやり方のままで構いません。移すのに7日かかって、削れるのは50%です。もともとの作業量が少なければ、移す手間を回収できません。

削れるのは50%なので、劇的には変わりません。次の打ち手が残るぶん、期待しすぎないでください。

同じ報告・共有なら、問い合わせ内容を要約して共有するのほうが効きます（60%削減・その日のうち）。先に移すならそちらです。

報告・共有のほかの作業

日報を書く（50%削減・3日）
問い合わせ内容を要約して共有する（60%削減・その日のうち）
問い合わせの傾向を報告する（50%削減・7日）
社内の周知文を書く（55%削減・その日のうち）
社内向けの説明会を作る（45%削減・7日）
社内チャットの要点をまとめる（60%削減・その日のうち）
社内の意思決定の材料を集める（45%削減・10日）
社内の告知を作る（55%削減・その日のうち）

よくある質問

ここでよく聞かれる2つです。どちらも条件で決まるので、当てはまるかどうかで判断してください。

慣れれば任せられますか？

慣れで変わるのは渡し方です。次の打ち手そのものは、渡す情報が増えないかぎり任せられません。

人が見る工程を省いてよいですか？

省くと数字の説明で終わり、次にやることが書かれない状態が、誰にも気づかれずに続きます。省くなら、あとで気づく仕組みを別に作ってください。

次にやること

3つあります。上から順にやってください。

いまのやり方を1回ぶん測る
何分かかって、何回やり直したかを控えてください。測らずに移すと、効果を聞かれたときに答えられません。ここの50%は目安で、あなたの現場の数字ではありません。
1件だけ試す
集計と下書きをさせる形で1件やってみてください。7日で試せます。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。
人に残る仕事を決める
次の打ち手は残ります。誰がやるかを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。

報告・共有はどこまで任せられるか

報告・共有に入る9件を、任せられる範囲で数えました。月次の報告資料を作るを移すかどうかの材料になります。

下書きを任せられるもの

9件のうち5件です。出てきたものを人が直す形なので、事故が起きにくいです。月次の報告資料を作るはここには入りません。

手順ごと移せるもの

9件のうち4件です。例外に当たったときの判断は残ります。月次の報告資料を作るはここです。例外をどう扱うかを先に決めてください。

判断が人に残るもの

9件のうち0件です。任せられるのは材料を並べるところまでです。

この記事で使っている言葉

この記事には、当サイトが決めた言い方が3つ出てきます。移すかどうかの判断に関わるので、意味を先に書きます。削れる時間と移す日数は当サイトの見積もりで、作業量と慣れによって変わります。

移し方（手順ごと移す）

手順ごと移せますが、例外に当たったときの判断は残ります。判定は「どこまでを機械に渡せるか」で分けています。

削れる時間（50%）

手を動かす部分が減る割合です。次の打ち手は人に残るので、50%より下には行きません。確認と手直しの時間まで含めて見積もっています。

移す日数（7日）

試しに1件やってみるところまでと定義した当サイトの見積もりです。全部を切り替えるまでの日数ではありません。切り替える判断は、2週間の並走のあとです。

移したあとに起きること

1件動いてからのほうが長く付き合います。月次の報告資料を作るで後から出てくる場面です。

人に残る仕事を誰も見なくなったとき

次の打ち手を飛ばすと、数字の説明で終わり、次にやることが書かれない状態が誰にも気づかれずに続きます。省くなら、あとで気づく仕組みを別に作ってください。

思ったより減らなかったとき

確認と手直しの時間を数え忘れていることが多いです。出てきたものを直す時間まで含めて測り直してください。それでも減っていなければ、この作業は移さないほうがいいです。元の数字を残せば作り直せるので、戻れます。

渡す先の道具が変わったとき

手順そのものは変わりません。どこを任せてどこを人がやるかを決めてあれば、渡す先が変わるだけです。決めていない状態で道具を替えると、毎回ゼロから作り直すことになります。