「古い資料から必要な部分を探す」はどれだけ減るか｜削減の内訳

「古い資料から必要な部分を探す」をAIに移すと、作業時間が55%ほど減ります。何がどれだけ減って、何が残るのかを整理しました。

55%の内訳

減るのは開いて目で探す部分です。検索させて該当箇所を出させる形にすると、ここが要らなくなります。残るのは45%で、その中身は文脈の確認です。

分類	調べる・まとめる当サイト整理
いまのやり方	開いて目で探す当サイト整理
移したあとのやり方	検索させて該当箇所を出させる当サイト整理
人に残る仕事	文脈の確認当サイト判断
削れる時間の目安	55%当サイト試算
移すのにかかる日数	7日当サイト試算
移し方	手順ごと移す当サイト判断
この表の数字について	削れる時間は、任せられる範囲（下書きだけか、手順ごとか、判断は人に残すか）から当サイトが見積もった目安です。移すのにかかる日数は「試しに1件やってみるところまで」と定義しています。どちらも作業量と慣れによって変わります。移す前に、いまのやり方を1回ぶん測ってください。

移すのに7日かかります。55%削れるので、もとの作業が月に何回あるかで、回収できるかが決まります。月に1〜2回しかない作業なら、移す手間のほうが大きくなります。

移す前に、いまのやり方で1回ぶんを測ってください。何分かかって、何回やり直したか。測らずに移すと、効果を聞かれたときに答えられません。ここの55%は目安で、あなたの現場の数字ではありません。

調べる・まとめるに入る7件を、削れる時間の大きい順に並べました。「古い資料から必要な部分を探す」は2番目です。手をつける順は、この並びで決めてください。

位置	作業	削れる時間	移す日数
いちばん効く	アンケートの自由記述を読む	55%	7日
まんなか	専門的な内容を理解する	50%	7日
いちばん効かない	一次情報にたどり着く	35%	10日

資料が数点の場合は、いまのやり方のままで構いません。移すのに7日かかって、削れるのは55%です。もともとの作業量が少なければ、移す手間を回収できません。

削れるのは55%なので、劇的には変わりません。文脈の確認が残るぶん、期待しすぎないでください。

調べる・まとめるのなかでは削減が大きいほうです。ここから手をつけるのが順当です。

移す日数が同じか短くて、削れる時間が同じか大きい作業です。順番に迷ったら、こちらを先に片づけてください。

文脈の確認が残るかぎり、45%より下には行きません。減らすなら、そこを人がやらなくて済む形に業務そのものを変える話になります。

確認と手直しの時間を数え忘れていることが多いです。出てきたものを直す時間まで含めて測り直してください。それでも減っていなければ、この作業は移さないほうがいいです。

3つあります。上から順にやってください。

いまのやり方を1回ぶん測る
何分かかって、何回やり直したかを控えてください。測らずに移すと、効果を聞かれたときに答えられません。ここの55%は目安で、あなたの現場の数字ではありません。
1件だけ試す
検索させて該当箇所を出させる形で1件やってみてください。7日で試せます。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。
人に残る仕事を決める
文脈の確認は残ります。誰がやるかを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。