「社内の周知文を書く」をAIに移す手順をまとめました。いまは過去の文面を書き換えるやり方を、要点から下書きさせる形に変えます。判定は「AIへ移しやすい」です。
何がどう変わるか
変わるのは作業のやり方です。過去の文面を書き換えるのをやめて、要点から下書きさせる形にします。語調の調整は人に残ります。ここまで含めて「移した」と数えてください。
| 分類 | 報告・共有当サイト整理 |
|---|---|
| いまのやり方 | 過去の文面を書き換える当サイト整理 |
| 移したあとのやり方 | 要点から下書きさせる当サイト整理 |
| 人に残る仕事 | 語調の調整当サイト判断 |
| 戻すために残すもの | 過去の文面を型として残す当サイト判断 |
| 判定 | AIへ移しやすい当サイト判断 |
| 移し方 | 下書きを任せる当サイト判断 |
| この表の数字について | 判定は「どこまでを機械に渡せるか」で当サイトが分けたものです。扱う情報や、間違ったときの影響によって変わります。削れる時間の割合と、移すのにかかる日数は載せていません。実測を持っておらず、何をどう測った数字かを説明できないためです。移す前に、いまのやり方を1回ぶん自分で測ってください。 |
移す前に確かめること
全部つかないうちは移さないでください。とくに「語調の調整を誰がやるか」が決まっていないまま移すと、抜け落ちたまま流れます。
1件だけ試して記録する
これをコピーして、試した結果を書き込んでください。測っていないと、効果を聞かれたときに答えられません。
【試したこと】 社内の周知文を書くを要点から下書きさせる形に変えて1件だけ通した 【いまのやり方】 過去の文面を書き換える かかった時間：［ ］分／やり直した回数：［ ］回 【AIに任せたあと】 要点から下書きさせる かかった時間：［ ］分／やり直した回数：［ ］回 【人に残った仕事】 語調の調整 かかった時間：［ ］分 【出てきたものの確認】 ・そのまま使えたか：［はい／直した］ ・直した箇所：［ ］ ・丁寧すぎて、何を守ってほしいのかが埋もれるは起きたか：［起きた／起きない］ 【判断】 ・続けるか：［続ける／やめる／もう1件試す］ ・やめる場合、戻し方：過去の文面を型として残す
移す手順
- いまのやり方を1回ぶん記録する。何分かかって、何回やり直したかを控えます。あとで効果を測るのに要ります
- 要点から下書きさせる形を1件だけ試す。全部を切り替えないでください。1件で違いが分かります
- 語調の調整を誰がやるか決める。ここを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます
- 元のやり方と結果を見比べられる状態を残す。過去の文面を型として残すので、合わなければ戻せます。期間は作業によって違います
ここでつまずく
丁寧すぎて、何を守ってほしいのかが埋もれる
報告・共有のなかでの効き方
報告・共有に入る9件を、削れる時間の大きい順に並べました。「社内の周知文を書く」は4番目です。手をつける順は、この並びで決めてください。
| 位置 | 作業 | 削れる時間 | 移す日数 |
|---|---|---|---|
| いちばん効く | 日報を書く | AIへ移しやすい | 所感と気づき |
| まんなか | 社内向けの説明会を作る | 一部だけAI化する | 質疑への備え |
| いちばん効かない | 社内の告知を作る | AIへ移しやすい | 守ってほしいことの強調 |
「社内の周知文を書く」を移さないほうがよい場合
周知がめったに無い場合は、いまのやり方のままで構いません。判定は「AIへ移しやすい」で、まず1件試せる段階です。もともとの作業量が少なければ、移す手間を回収できません。
逆に、周知がめったに無い場合に当てはまらないなら移す価値があります。人が仕上げる前提なら移せる作業です。
報告・共有のなかでは削減が大きいほうです。ここから手をつけるのが順当です。
「社内の周知文を書く」より先に移すと得なもの
移す日数が同じか短くて、削れる時間が同じか大きい作業です。順番に迷ったら、こちらを先に片づけてください。
- 手書きのメモを議事録にする（AIへ移しやすい・会議・記録）
- 定型メールを毎回書く（AIへ移しやすい・文章を書く）
- 議事録を清書する（AIへ移しやすい・会議・記録）
- 資料の要約を作る（AIへ移しやすい・調べる・まとめる）
- 翻訳して社内に共有する（AIへ移しやすい・文章を書く）
- 日報を書く（AIへ移しやすい・報告・共有）
報告・共有のほかの作業
- 日報を書く（AIへ移しやすい）
- 問い合わせ内容を要約して共有する（AIへ移しやすい）
- 問い合わせの傾向を報告する（一部だけAI化する）
- 社内向けの説明会を作る（一部だけAI化する）
- 月次の報告資料を作る（一部だけAI化する）
- 社内チャットの要点をまとめる（AIへ移しやすい）
- 社内の意思決定の材料を集める（一部だけAI化する）
- 社内の告知を作る（AIへ移しやすい）
よくある質問
ここでよく聞かれる2つです。扱う情報と、間違ったときの影響で変わるので、自分の業務に当てはまるかで判断してください。
全部を一度に移せますか？
1件から始めてください。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。
AIが変わったら作り直しですか？
手順そのものは変わりません。どこを任せてどこを人がやるかを決めてあれば、渡す先が変わるだけです。
次にやること
3つあります。上から順にやってください。
- いまのやり方を1回ぶん測る
何分かかって、何回やり直したかを控えてください。測らずに移すと、効果を聞かれたときに答えられません。当サイトは削減率を載せていないので、数字はあなたの現場で取ってください。 - 1件だけ試す
要点から下書きさせる形で1件やってみてください。まず1件試せる段階です。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。 - 人に残る仕事を決める
語調の調整は残ります。誰がやるかを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。
社内の周知文を書くをAIに移す進め方
まず1件試せる段階です。測る・1件試す・残る仕事を決める・見比べられる状態を残すの4段です。ここでいう「移す」は試しに1件やってみるところまでで、全部を切り替えるまでではありません。
1. いまのやり方を1回ぶん測る
何分かかって、何回やり直したかを控えます。あとで効果を聞かれたときに答えられません。
ここでよくあるのは測らずに移すことです。当サイトは削減率を載せていないので、数字はあなたの現場で取ってください。
2. 要点から下書きさせる形で1件やる
全部を切り替えないでください。1件で違いが分かります。
ここでよくあるのはいきなり全部を切り替えることです。合わなかったときに戻す先がなくなります。
3. 語調の調整を誰がやるか決める
ここは人に残ります。決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。
ここでよくあるのは「あとで決める」で進めることです。決まらないまま運用が始まると、誰も見ない状態になります。
4. 元のやり方と見比べられる状態を残す
過去の文面を型として残すので、合わなければ戻せます。期間は作業によって違います。決まった日数はありません。
ここでよくあるのは記録を残さずに切り替えることです。記録が無いと戻れなくなります。
この記事で使っている言葉
この作業をAIへ移してよいかを判断する言葉を3つ、先に決めておきます。任せてよいかに関わるので、意味を先に決めておきます。削れる時間の割合と移す日数は載せていません。実測を持っていないためです。
移し方（下書きを任せる）
下書きを任せて、出てきたものを人が直す形です。使うかどうかは人が決めます。判定は「どこまでを機械に渡せるか」で分けています。
判定（AIへ移しやすい）
語調の調整は人に残ります。全部が消えるわけではありません。判定は当サイトが「どこまでを機械に渡せるか」で分けたもので、扱う情報や間違ったときの影響によって変わります。
戻すために残すもの
過去の文面を型として残す。移したあとに合わないと分かることがあります。そのときに帰れるよう、上のものを残しておいてください。切り替える判断は、元のやり方と結果を見比べてからです。
移したあとに起きること
1件動いてからのほうが長く付き合います。社内の周知文を書くで後から出てくる場面です。
人に残る仕事を誰も見なくなったとき
語調の調整を飛ばすと、丁寧すぎて、何を守ってほしいのかが埋もれる状態が誰にも気づかれずに続きます。省くなら、あとで気づく仕組みを別に作ってください。
思ったより減らなかったとき
出てきたものを直す時間まで含めて測り直してください。人に残る仕事の時間を入れないと、実際より良く見えます。それでも減っていなければ、この作業は移さないほうがいいです。過去の文面を型として残すので、戻れます。
渡す先の道具が変わったとき
手順そのものは変わりません。どこを任せてどこを人がやるかを決めてあれば、渡す先が変わるだけです。決めていない状態で道具を替えると、毎回ゼロから作り直すことになります。
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